Hoe komen signalen binnen

• De signalen van kindermishandeling kunnen bij jou worden gemeld via de leidster, een stagiaire of andere ouders. 
• Als ouders van een ander kind zorgen bij je uiten, dan overleg je eerst met de betrokken leidster of die ook signalen ziet. Zo niet, dan is een goede observatie van belang. Laat de ouder die zorgen geuit heeft weten dat je het signaal serieus neemt. 

In gesprek:

• Van de leidster wordt niet verwacht dat zij in gesprek gaat met ouders of kinderen over vermoedens, tenzij kind of ouders dat zelf aangeven.
• Jij bent als leidinggevende degene die met de ouders in gesprek gaat over de signalen die jij zelf , of iemand anders ,heeft waargenomen.
• De gegevens over de signalen en de stappen die worden gezet, worden vastgelegd.

Vastleggen/registratie

Alle gegevens die te maken hebben met het signaleren en handelen leg je schriftelijk vast. Gespreksverslagen kun je door betrokkenen laten ondertekenen. Hierdoor kun je llater bij de inspectie kinderopvang verantwoording afleggen indien dit wordt gevraagd. Je kunt hiervoor een kinddossier aanleggen, welke in een gesloten kast (met slot) of digitaal (met wachtwoord) wordt bewaard. Dit vanwege de privacygevoelige gegevens die jeverzamelt.

Leg in het kinddossier de volgende gegevens vast:

• Vermeld altijd datum, plaats, situatie en overige aanwezigen.
• Signalen die duidelijk maken welke zorgen je ziet, hoort of ruikt.
• Signalen die een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling bevestigen of ontkrachten.
• Contacten over deze signalen.
• Stappen die worden gezet.
• Besluiten die worden genomen.
• Vervolgaantekeningen over het verloop.

Beschrijf  de signalen zo feitelijk mogelijk:

• Worden ook hypothesen en veronderstellingen vastgelegd, vermeld dan uitdrukkelijk dat het gaat om een hypothese of veronderstelling. Maak een vervolgaantekening als een hypothese of veronderstelling later wordt bevestigd of ontkracht.
• Vermeld de bron als er informatie van derden wordt vastgelegd.
• Leg diagnoses alleen vast als ze zijn gesteld door een medewerker die hierin geschoold is (bijvoorbeeld een orthopedagoog).